A cégek működésének egyik velejárója, hogy a cég pénzügyi helyzetének és pénzmozgásainak rendben kell lenniük, azokkal el kell tudni számolni. Ehhez a legtöbb vállalkozás könyvelőt alkalmaz vagy bíz meg.

Hagyományos módon a könyvelővel személyes kapcsolattartás zajlik, a cégvezető minden hónapban kinyomtatja, összegyűjti a számlákat és pénzmozgási igazolásokat, elviszi a könyvelőnek, aki elvégzi azokat a feladatokat, melyek a bejelentéshez, igazoláshoz szükségesek. Ez nagyon jól működik akkor, ha találunk közeli könyvelőt, és mindig van időnk a havi találkozásra, megbeszélésre. Van azonban egy sokkal egyszerűbb módszer is, az online könyvelés.

Online könyvelés esetén a kapcsolattartás, a kommunikáció és az iratok átadási is teljes mértékben az interneten keresztül történik. Ez egyben azt is jelenti, hogy nem csak helyileg, hanem gyakorlatilag bárhonnan lehet könyvelőt keresni. Ezzel mindjárt spórolni is tudunk, mert nem muszáj adott esetben a helyi drága könyvelőket választani.

Online kommunikációnál sokaknak van fenntartása a biztonságról, hogy ne kerüljenek illetéktelen kezekbe az elküldött dokumentumok. Ma már nagyon jól és könnyen használható programok vannak, melyek teljes mértékben titkosítottak, így csak a feladó és a címzett láthatják az így átküldött dokumentumokat. Ráadásul attól sem kell tartani, hogy elveszítjük a dokumentumokat, ha online formában tároljuk azokat.